Virtuaalsete koosolekute kontakti puudumine väsitab

Virtuaalsed koosolekud sobivad lihtsate praktiliste asjade ajamiseks ning infovahetuseks. Head koostööd eeldav ideede välja mõtlemine õnnestub paremini näost näkku kohtumistel.
 
Kui koosolekuid peetakse Skype’i või mõne muu vastava teenuse vahendusel, siis ei ole töötajatel vaja nii palju reisida. See viis sobib ka kaugtöö puhul ning võimaldab arutelus osalemise kasvõi teiselt poolt maailma. 
 
Kuigi virtuaalsed koosolekud on mugavad ja sageli ka vältimatud, siis need ka tüütavad ära. Soome Tööterviseameti vanemspetsialist Minna Toivanen sõnab, et “Osad töötajad on selgelt  hakanud väsima virtuaalsetest koosolekutest, eriti nende impersonaalsusest”.
 
Soov kohtuda kolleegiga silmast silma tuli välja ka “Piire rikkuva töö”-uuringust, kus ta intervjueeris tehnoloogiaettevõtte personali. Meeskonnas oli töötajaid erinevatest piirkondadest. Kui uus kolleeg teisest piirkonnast tuli mõneks päevaks meeskonnakaaslaste juurde kohale, siis töö ja kaugkoosolekud sujusid hiljem ka sujuvamalt. “Küsimus seisneb selles, et saadakse enne tuttavaks, õpitakse tundma teise tegutsemisviise ja luuakse kuuluvustunnet”, ütleb Toivanen.
 
Keerulised teemad näost näkku
 
Toivase meelest sobivad virtuaalsed koosolekud eriti hästi lihtsate praktiliste asjade ajamiseks või infovahetuseks.
 
Arendustöö ja head koostööd eeldav ideede välja mõtlemine ei õnnestu sageli distantsilt nii hästi kui päriselt koos olles. Küsitlustes on näost näkku arutelusid peetud heaks ka siis, kui teema on delikaatne või keeruline:
 
“Olen töötanud suures rahvusvahelises IT-ettevõttes, nii et virtuaalsed koosolekud on minu jaoks igapäevased juba pikka aega. Olen aga märganud, et siis, kui käsitletakse vähegi keerulisemaid ja raskemaid teemasid, on isiklikud kohtumised kordades paremad.”
 
Piisav arv osalejaid
 
Ükskõik, kas tegemist on näost näkku koosoleku või virtuaalse aruteluga, need põhiasjad peaksid olema selged: Miks koosolek korraldatakse? Mis on selle eesmärk? Kes peaksid osalema?
 
Skype- koosolekutele kutsutakse kergekäeliselt liiga palju osalejaid. Ning kui osalejaid on palju, siis võib juhtuda nii, et üks räägib ja teised kuulavad. “Kui liinil on 30 inimest, siis ega sellest midagi ei tulekski, kui kõik hakkaksid rääkima,” märgib Toivanen.
 
Tema meelest sobiv osalejate arv sõltub koosoleku eesmärgist. Kui koosolek on info jagamiseks, siis kuulajaid võib olla nii kümme kui ka sada. “Kui aga soovitakse vastastikku koostööd, siis üle kümne osaleja on juba päris palju. Kogemuste põhjal suur grupp mõjutab nii, et inimesed tegelikult ei julgegi midagi öelda. Nad kardavad kulutada teiste aega.”
 
“Kas te kuulete mind? Mina teid ei kuule”
 
Spetsialistide tööaeg kulub paljuski koosolekutele. Kuigi virtuaalsed koosolekud säästavad aega, siis tehnilised probleemid võivad venitada neid pikemaks kui vaja. Ühenduse toimimatus või katkestused võivad olla tõelised ajaröövlid.
 
Minna Toivaneni meelest kaugkoosolekute plusspoolele jääb tehniliste võimaluste ärakasutamine. Skype’s võib näiteks läbi viia väikseid anonüümseid hääletamisi, mille tulemused on koheselt näha. Siis inimesed saavad otsustes osaleda, ilma et igaüks peab midagi ütlema.
 
Telefonikabiini järjekorrad väsitavad
 
Kui eesmärk on üha enam koosolekuid pidada virtuaalselt, siis tööandja peaks seda arvesse võtma ka tööruumide planeerimisel: vajatakse piisavalt telefonikabiine ja teisi eraldumiskohti.
 
“Muidu jooksevad töötajad ringi vabu kabiine otsides või peavad nõupidamisel kirjutama, et nad ei saa rääkida, sest on avatud ruumis,” ütleb Minna Toivonen.
 
Paljudes töökohtades peab mõtlema, et kas samas kohas olevad töötajad võivad osaleda virtuaalsel koosolekul samast ruumist. Mõnede meelest on see halb lahendus:
 
“Kui keegi osaleb distantsilt, siis on parim, kui kõik panevad kõrvaklapid pähe, olgugi et osa tiimist on samas kontoris. Muidu asjad ei suju. Et siis kõik kohal või kõigil kõrvaklapid peas oma kabiinis.”
 
Näiteks 20-liikmelise meeskonna nõupidamise jaoks oleks vaja ka 20 kabiini.
 
Lugupidav suhtumine on abiks
 
Minna Toivaneni meelest ei suhtuta virtuaalsesse koosolekusse alati samasuguse respektiga kui näost näkku koosolekutesse. Kui tulemas on “kõigest Skype”, siis selleks ei valmistuta korralikult.
 
Kõikide koosolekute probleemiks on see, et inimesed surfavad telefonides ja teevad samal ajal muid asju. Kaugkoosolekul ei jää sellise tegevusega isegi mitte vahele.
 
Samuti on selliselt koosolekult lihtne poole pealt minema lipsata: “Mul hakkab nüüd teine nõupidamine!”
 
Vaiksetele sobib kirjutamine
 
Virtuaalsed ja näost näkku arutelud täiendavad teineteist, mõlemaid on tarvis. “Loodetavasti õpime senisest paremini hindama, millal on põhjust kohtuda isiklikult,” ütleb Toivanen.
 
Skype-koosolekutes osalemine võib olla meeldivam variant näiteks tagasihoidlikele ja vaiksetele töötajatele. Küsitluses öeldi näiteks järgmist:
 
“Parim nende koosolekute juures on võimalus kommenteerida ka kirjutades. Selline osalemisvorm sobib mulle.”
 

Allikas: Työpiste

Veel artikleid:
Kuidas juhtida kaugtöötajaid?
Kaugtöö tegijad on õnnelikumad