Tunne koosolekute psühholoogiat

Koosolekud ja nõupidamised kulutavad tööajast sageli tunde. Reeglina koosneb kolm neljandikku juhtkonna tööpäevast nõupidamistest. Hoolimata skeptitsismist nende tõhususe ja vajalikkuse osas on see jäänud peamiseks osaks juhtide, aga ka paljude teiste töötajate päevast.

Koosolekutel on väike roll otsuste kvaliteedis või info kommunikatsioonis. Nende kaks peamist funktsiooni on vastutuse jagamine ja otsuste aktsepteerimine. Koosolekud on selleks, et kindlustada, et kõik osalejad jagaksid otsuse eest võrdselt vastutust, eriti kui midagi läheb viltu.

Mitteverbaalne käitumine koosolekul on eriti oluline. Seda mõjutavad sageli koosolekuruumi füüsilised omadused: kas istutakse või seistakse, kas igaüks näeb kõiki teisi osalejaid, kas istumisel on tähtsusejärjekord jms. Käitumise puhul on ka oluline see, millest räägitakse, milline on erinevate osalejate peidetud agenda ja milline on osalejate ametipositsioon üksteise suhtes. Käitumist võib mõjutada ka ärevus või tähelepanu soov.

Mitteverbaalse käitumise alla kuulub silmside. Kes vaatab kellele kõige sagedamini silma ja kes silmsidet väldivad. Silmside vältimine võib tuleneda ebamugavusest, aga ka manipulatsioonist sooviga kolleeg vestlusringist kõrvale jätta. Kõige sagedamini vaadatakse otsa liidrile – kas siis positsioonist tulenevale või arvamusliidrile.

Lisaks näitavad kehaasendid, kui pinges või rahulikud on osalejad. Nihelemine, jalgade rahutus, juuste keerutamine on sageli märk igavusest või frustratsioonist.

Tasub jägida ka haigutamist. On teada, et inimesed, kelle ees on tüütu ülesanne, tunnevad end järsku väga väsinuna ja unisena. Psühholoog Desmond Morris on toonud välja ka nähtuse, et sõdurid, kellele oli antud käsk lahingusse minna, tundsid järsku vajadust koheselt magada. Tema selgituse kohaselt ei olnud tegemist psüühilise väsimuse, vaid ohtlikust olukorrast eemaldumise reaktsiooniga. Tavaelus võime seda kogeda, kui hambaarsti ukse taga ajab haigutama.

Orientatsioon võib koosoleku käigus muutuda, kui inimesed nõjatuvad seljatoele või keeravad kellegi poole näo, samal ajal kellegi teise poole selja. Kui eesmärgiks on oma ettepanekutele heakskiidu saavutamine, siis tasub istekohta valida strateegiliselt. Istumine teise (või peamise otsustaja) vastas assotsieerub võistlusega. Koostööle aitab kaasa füüsiline lähedus ja kõrvuti istumine. Inimene, keda on vaja veenda, nõustub suurema tõenäosusega, kui teda ümbritsevad “teise kamba” liikmed. Samas liigne pealetükkivus võib viia selleni, et inimene soovib olukorrast lahkuda.

Ka žestid võivad viidata sellele, mida inimene arvab. Mõned žestid võivad olla vastuolulised. Näiteks kui inimene ütleb vastuargumente naeratusega, mis väljendab rõõmu ja kokkulepet. Kui mõni žest ei sobi, siis võib tegu olla sisemise vastuolu või ambivalentsusega.

Paljud organisatsioonid on püüdnud leida viise, kuidas koosolekutest tulenevat frustratsiooni ja kasutuse tunnet parandada. Mõned järgivad kindlat struktuuri, näiteks algavad kõik koosolekud ootuste sõnastamisega ning lõpevad kasude ja probleemide kokkuvõttega.

Mõned ettevõtted püüavad välja arvutada iga koosoleku ROI (tasuvuse). Nad kalkuleerivad iga osaleja kulu põhinedes tema tunnitasule ja summeerivad kõikide osalejate kulud kokku.

Viimane trend on värvikoodide kasutamine. Koosolekule antakse enne toimumist kood, mis näitab osalejatele, millist tüüpi koosolek saab olema. See kommunikeerib osalejatele nendelt oodatavat käitumist. Näiteks on erinevad infojagamise koosolekud ja aktiivse koostöö ning arutelu koosolekud.

Internetist ja äriraamatutest leiab palju soovitusi, kuidas muuta koosolekuid tõhusamaks. Kõige sisukam on aga koosolek siis, kui osalejad on siiralt huvitatud teemast ja nad tunnevad, et koosolekul on oluline mõte, see pole ajaraiskamine.


Artiklis on kasutatud University College London’i ja Norwegian School of Management’i professori Adrian Furnham’i materjale.

Veel artikleid:
Meeskond, kes sõi juhte
Kuidas arendada meeskonnas emotsionaalset intelligentsust?